5 viisi oma osakonna efektiivsuse ja turvalisuse suurendamiseks

Sõltumata sellest, kas töötate kohalikus omavalitsuse või riigi tasandil, aktsepteerib teie asutus väga tõenäoliselt sularaha kui maksevahendit. Alates maksude ja parkimistrahvide kogumisest kuni kommunaalmaksete ja muuni saavad riigiametid igal aastal üllatavalt palju sularaha.

Lisaks sularaha vastuvõtmisele peavad riigiasutuste töötajad veel järgima nende asutuses kehtestatud korraldusi ja määrusi. Kuigi need protseduurid on mõeldud hoiuste ja kõigi ruumis viibijate turvalisuse tagamiseks, on riigitöötajad liiga tuttavad väljakutsetega, mis kaasnevad sularaha käsitsi haldamisega, millega kaasnevad järgmised asjaolud.

• Riskantsed pangaskäigud, et sinna sularaha viia või sealt tuua
• Vastuste ja suhtluse puudumine hangete osalemiskutsete osas
• Kohapeal hoitava sularaha tõttu kõrgenenud varguste ja kadude risk
• Aeganõudvad ülesanded tagamaks, et sissemaksete suurus ja kassa saadaks 24 tunni jooksul kooskõlla

Need käsitsi sularahahaldusest tulenevad ebameeldivused ja ohud põhjustavad sageli tähtaegade ületamist ja eeskirjade rikkumisi. Tõhusate sularahakäitlusreeglite paika seadmine võib olla vahel raske, eriti kui nende osakondade hangete osalemiskutsetele ei reageerita või kui nende sularahahaldaja ei vasta küsimustele.

Õnneks saavad valitsusasutused parimate tavade ja usaldusväärse sularahaveopakkuja abil oma tegevust kaasajastada, et organisatsiooni turvalisust ja tõhusust suurendada.

Kiired näpunäited sularahakäitluse parandamiseks

Igapäevaste ülesannete sujuvamaks muutmiseks ja sularaha turvalisuse tagamiseks kaaluge järgmisi samme.

1. VIIGE LÄBI HANGE

Enamik valitsusasutusi tellib oma sularahahalduse sularahaveopakkujalt. Võimalike lepingute ülevaatamisel kaaluge, kas valitud ettevõte suudab teie osakonna turva- ja kommunikatsioonivajadusi rahuldada. Koostöö kogenud ettevõttega aitab protsessi lihtsustada, säästab teie organisatsiooni aega ja tagab vahetu klienditoe, et aidata küsimustega nii pakkumiste ajal kui ka teenuse kasutamisel.

2. KOOSTAGE SELGE SULRAHAKÄITLUSE EESKIRI

Pärast sularahalogistika pakkuja valimist pange kindlalt paika kõik sularahamaksete vastuvõtuprotseduurid. See eeskiri peab sisaldama tähtaegu, nimekirja töötajatest, kellel on volitus rahale juurdepääsemiseks, ja paika, kuhu sularaha tuleb enne pangale sissemakse tegemist talletada.

Kui eeskiri on valmis, veenduge, et kõik vastutavad isikud, sealhulgas sularahaveo pakkuja ja töötajad, mõistaksid täielikult oma rolle ja vastutust.

3. VÄHENDAGE SULARAHAKÄITLEJATE HULKA

Ülekannete ja sissemaksetega seotud sularahakäitlejate hulga vähendamine aitab vältida pettuste, loendusvigade ja varguste ohtu. Seetõttu on oluline, et sularaha käitleks ainult volitatud personal ja kogu sularaha hoitaks turvalises paigas, kuni see sissemakseks peale korjatakse.

4. KASUTAGE SOOMUSTATUD VEOTEENUSEID

Sularahaveoteenuse lepingu sõlmimisel lisage kindlasti ka soomustatud veoteenused. Koolitatud turvatöötaja töötab valitsusasutuse asjakohaste turvareeglite järgi, tagamaks, et need vastaksid eeskirjadele ja sissemaksete pealekorjamine oleks võimalikult tõhus ja ohutu.

Samal ajal saab sularahaveo pakkuja tuua ka tellimusel vahetusraha. Nii püsivad töötajad kontoris ja tegelevad klientidega – nad saavad keskenduda oma tööülesannetele ja tagada, et osakond töötaks ladusalt.

5. KUI EELARVE LUBAB, SIIS INVESTEERIGE NUTISEIFI

Nutiseifi kasutuselevõtt aitab sularaha käitlemise protsessi automatiseerida. Seif mitte ainult ei taga hoiuste turvalisust, vaid suurendab ka töötajate töö tõhusust, lastes neil sularaha käsitsi üle lugemise asemel oma muude kohustuste juurde naasta.

Kuid nutiseifi ost ei pruugi eelarvesse mahtuda. Sel juhul uurige muid turvatooted, näiteks hoiukasti või tellerikasti, et tagada kohapeal hoitava sularaha turvalisus, kuni see panka viiakse.

Valitsusorganisatsioonid, kes rakendavad neid tavasid ja kasutavad usaldusväärset sularahalogistika pakkujat, saavad tagada, et nende kontor, töötajad ja sissemaksed oleksid paremini kaitstud ja sularahamaksete vastuvõtuks valmis.

Koostöö sularahaveo pakkujaga on kulutõhus lahendus, mis tagab maksete õigeaegse tasumise, vähendades samal ajal riske osakonna töös. Lisaks saavad asutused parandada oma rahavoogude nähtavust, mis annab neile parema võimaluse oma raha aktiivselt hallata.

Usaldage oma sularahahaldus Brink’si (sularahaveo) kätte

Brink’s on olnud juba 160 aastat tööstusharu suunaseadja, kellel on sularahahalduses ainulaadsed kogemused ja uuendusmeelne lähenemine. Vaatame Brink’sis laiemat pilti, kasutades riistvara, tarkvara ja teenuste igakülgseid lahendusi, mis lähtuvad teie vajadustest. Külastage meid Facebookis, Twitteris, LinkedInis või YouTube'is, et saada rohkem teavet teie ettevõttele sobivate Brink’si tehnoloogiate, teenuste ja lahenduste kohta.