Skaidras naudas pārvaldība universitāšu pasākumos

Tā kā universitātēs mēdz mācīties no 1000 līdz pat 50 000+ studentu, nav brīnums, ka universitāšu pilsētiņas ir galvenā vieta īpašu pasākumu rīkošanai.

Universitāšu pilsētiņās ir telpas un zonas, kas īpaši paredzētas tādu pasākumu rīkošanai, kuros var piedalīties vairums studentu. Universitātes mācību gada laikā rīko simtiem dažādu pasākumu, sākot no sporta pasākumiem un studentu gājieniem līdz koncertiem un komiķu turnejām.

ĪPAŠI PASĀKUMI STUDENTU PILSĒTIŅĀ

Apmeklētāju pieplūdums studentu pilsētiņās šo pasākumu dēļ izraisa ievērojamu skaidras naudas pieaugumu. Tā kā skaidras naudas plūsma pieaug, universitātes tiek vairāk pakļautas zaudējumu un zādzību riskam. Turklāt pasākumu laikā pastāv arī augsts cilvēciskās kļūdīšanās risks skaidras naudas apstrādē un skaitīšanā, kā arī augstāks zādzību risks, transportējot naudu uz banku. Tādēļ ir būtiski parūpēties par visu universitātes līdzekļu drošību un precizitāti, ieviešot efektīvas skaidras naudas pārvaldības procedūras – sākot no operācijām līdz skaidras naudas loģistikai.

SKAIDRAS NAUDAS LIETOŠANA PASĀKUMOS

Bieži vien tiek nepareizi uzskatīts, ka vairums apmeklētāju par koncesijām un precēm maksās, izmantojot kredītkarti vai debetkarti. Tomēr, saskaņā ar 2019. gada Patērētāju apmaksas veidu izvēļu dienasgrāmatu, zemas vērtības darījumiem, kas nepārsniedz 10 $ (8,23 €), skaidra nauda ir dominējošais apmaksas veids.

Turklāt saskaņā ar ziņojumu skaidru naudu visbiežāk izmanto personas, kuras ir jaunākas par 25 gadiem un kuras arī veido galveno universitāšu pasākumu apmeklētāju loku. Ņemot vērā ar pasākumu saistītās izmaksas, apmeklētāji izvēlēsies sev vēlamo apmaksas veidu. Paredzot skaidras naudas plūsmu pasākumā, universitātēm jāapsver šādi punkti:

• biļešu cena;
• automobiļu stāvvietas un degviela;
• koncesijas;
• piemiņas lietas un preces apmeklētājiem.

Vairums cilvēku izvēlēsies maksāt par stāvvietu, koncesijām un piemiņas lietām skaidrā naudā, jo šo maksājumu vērtība ir zemāka. Piemēram, apmeklētājam visdrīzāk būs 15 $ (12,35 €) skaidrā naudā stāvvietai, 5 $ (4,12 €) hotdogam un popkornam un 20 $ (16,47 €) kreklam. Sareiziniet šīs izmaksas ar simtiem vai pat tūkstošiem pasākuma apmeklētāju, lai iegūtu paredzamo naudas plūsmu. Turklāt šī summa neiekļauj universitātes ikdienas darbībām nepieciešamo skaidro naudu.

Administrācijai jāapsver arī atsevišķi koncesiju stendi, stāvvietas un koncesiju apmeklētāji, kuri ieradušies kājām un spēs pieņemt tikai skaidru naudu. Ņemot vērā visas iespējamās kases, kur var norēķināties ar skaidru naudu, svarīgi ieviest skaidras naudas pārvaldības procedūras un politikas.

SKAIDRAS NAUDAS PĀRPILNĪBAS PĀRVALDĪBA

Pārmērīga skaidras naudas daudzuma dēļ skaidras naudas apstrādei un drošībai studentu pilsētiņā pasākuma laikā jābūt prioritātei. Jebkurā pasākumā biļešu kasēs, koncesiju un preču stendos var tikt iekasēti tūkstoši.

Tādēļ svarīgi izveidot noteikumus, kā šī skaidrā nauda tiek pārvaldīta un apstrādāta visa pasākuma laikā. Skaidras naudas pārvaldības procesa standartizēšana nodrošinās standarta procedūras un atbildības uzņemšanos, kā arī mazinās zādzību, nozaudēšanas un cilvēciskās kļūdīšanās risku.

Izveidojiet labāko plānu pasākumiem, sadarbojoties ar ārēju skaidras naudas pārvaldības pakalpojumu sniedzēju, kas ieteiks jūsu universitātei piemērotus risinājumus. Ārējs skaidras naudas pārvaldības pakalpojumu sniedzējs parūpēsies, lai jūsu skaidrā nauda būtu drošībā ik vienā ziņā, sākot no drošas glabātuves viedajā seifā, līdz tās pārbaudīšanai un depozīta veikšanai jūsu kontā. Šāda plāna izveide sniegs sirdsmieru, ļaujot apzināties, ka jūsu skaidrā nauda ir aizsargāta.

Sāciet pārvaldīt skaidru naudu lielos pasākumos studentu pilsētiņā, ievērojot tālāk sniegtos ASV Tieslietu departamenta ieteikumus.

• Atrodiet un atzīmējiet visas skaidras naudas pieņemšanas vietas un koncesijas pasākuma teritorijas izkārtojuma kartē.
• Parūpējieties, lai drošības dienesta darbinieki atrastos skaidras naudas pieņemšanas un koncesiju zonu tuvumā.
• Pārliecinieties, ka tiesībsargājošās iestādes pārskata maršrutus, kurus darbinieki izmantos skaidras naudas pārvietošanai uz centrālo vietu.
• Pārbaudiet, vai maršrutos nav iespējamu risku.
• Apstipriniet skaidras naudas savākšanas laikus ar tiesībsargājošām iestādēm.
• Parūpējieties par centrālās skaidras naudas glabāšanas vietas drošību, sadarbojoties ar tiesībsargājošām iestādēm vai privātu drošības pakalpojumu sniedzēju.
• Glabājiet skaidro naudu drošā seifā centrālajā glabāšanas vietā, pirms tā tiek transportēta uz banku.
• Rakstiski norādiet tiesībsargājošajām iestādēm aptuvenu paredzēto skaidras naudas summu, kas tiks savākta katrā stendā un koncesiju vietā.
• Iesniedziet tiesībsargājošajām iestādēm sarakstu ar to personu vārdiem un amatiem, kuras rīkosies ar skaidru naudu.
• Noslēdziet līgumu ar bruņotu transportlīdzekļu pakalpojumu sniedzēju naudas savākšanai un transportēšanai uz banku.

ASV ir vairāk nekā 3000 universitāšu, kur uz vietas pastāvīgi tiek rīkoti pasākumi, palielinot skaidras naudas daudzumu studentu pilsētiņā. Pasākumu laikā un liela daudzuma skaidras naudas iekasēšanas brīžos universitātēm jāievieš savu līdzekļu aizsardzība.

Uzticiet savas skaidrās naudas pārvaldību uzņēmumam Brink’s (CTA)

Brink’s jau 160 gadus pilnveido skaidras naudas pārvaldības nozari, nodrošinot labāko pieredzi un inovācijas. Brink’s pielieto plašu pieeju visaptverošajiem risinājumiem ar aparatūras, programmatūras un pakalpojumu starpniecību, nostādot jūs centrā. Apmeklējiet mūs vietnēs Facebook, Twitter, LinkedIn vai YouTube, lai iegūtu plašāku informāciju par Brink’s tehnoloģijām, pakalpojumiem un risinājumiem savam uzņēmumam.