Pieci veidi, kā uzlabot jūsu nodaļas efektivitāti un drošību

Neskatoties uz to, vai strādājat vietējā vai federālā valdības iestādē, jūsu organizācija visticamāk pieņem skaidras naudas maksājumus. Sākot no nodokļiem un stāvvietu maksas, līdz komunālo pakalpojumu maksai un daudz kam citam — valdības iestādes katru gadu saņem pārsteidzošu apjomu skaidras naudas.

Papildus skaidras naudas pieņemšanai valdības iestāžu darbiniekiem jāievēro biroja noteiktie mandāti un noteikumi. Kaut arī šīs procedūras ir paredzētas depozītu un visu telpās esošo cilvēku drošībai, valdības iestāžu darbinieki labi zina izaicinājumus, kas saistīti ar manuālu skaidras naudas pārvaldību, tai skaitā:

• riskanto došanos uz banku, lai veiktu skaidras naudas iemaksu vai samainītu to pret sīknaudu;
• atbilžu un saziņas trūkumu attiecībā uz pieteikumu pieprasījumiem;
• paaugstināto zādzību un nozaudēšanas risku, ko rada uz vietas esošs pārmērīgs skaidras naudas daudzums;
• laikietilpīgo uzdevumu nodrošināt depozītu un līdzekļu sabalansēšanu 24 stundu laikā.

Šie manuālas skaidras naudas pārvaldības radītie traucēkļi un riski bieži noved pie nokavētiem termiņiem un atbilstības pārkāpumiem. Efektīvas skaidras naudas apstrādes politikas izveide dažkārt var būt sarežģīta, jo īpaši tad, ja nodaļas nevar saņemt atbildi par pieteikuma pieprasījumu vai atbildes uz jautājumiem par skaidras naudas pārvaldības nodrošinātāju.

Tomēr, ievērojot labāko praksi un izmantojot uzticamu naudas pārvadājumu pakalpojumu sniedzēju, valdības iestādes var standartizēt savas operācijas, lai uzlabotu savu drošību un efektivitāti.

Ātrie padomi skaidras naudas apstrādes uzlabošanai

Lai uzlabotu ikdienas uzdevumu standartizāciju un parūpētos par naudas drošību, ņemiet vērā tālāk sniegtās darbības.

1. IZPILDIET PIEDĀVĀJUMU PIEPRASĪJUMU PROCESU

Vairums valdības iestāžu skaidras naudas pārvaldību nodod ārējam skaidras naudas pārvadājumu pakalpojumu sniedzējam. Pārskatot potenciālos līgumus, apsveriet, vai izvēlētais uzņēmums atbilst jūsu nodaļas drošības un saziņas vajadzībām. Sadarbība ar pieredzējušu uzņēmumu palīdzēs vienkāršot procesu, ietaupīs jūsu laiku un nodrošinās tiešu klientu atbalstu attiecībā uz jautājumiem gan piedāvājuma sagatavošanas laikā, gan pēc tā ieviešanas.

2. IZVEIDOJIET SKAIDRU NAUDAS APSTRĀDES POLITIKU

Kad ir izvēlēts skaidras naudas loģistikas pakalpojumu sniedzējs, skaidri nosakiet visas skaidras naudas maksājumu pieņemšanas procedūras. Šajā politikā jāietver termiņi, to darbinieku saraksts, kuri ir pilnvaroti piekļūt līdzekļiem, un vieta, kur skaidra nauda jāglabā pirms depozīta veikšanas bankā.

Kad politika ir izveidota, parūpējieties, lai visas atbildīgās personas, tai skaitā naudas pārvadājumu pakalpojumu sniedzējs un darbinieki pilnībā izprot savas lomas un pienākumus.

3. SAMAZINIET TO PERSONU SKAITU, KAS RĪKOJAS AR SKAIDRU NAUDU

Samazinot to personu skaitu, kas rīkojas ar skaidru naudu (sākot no darījumiem līdz bankas depozītiem), tiek novērsta krāpniecības, skaitīšanas kļūdu un zādzību iespējamība. Tādēļ svarīgi nodrošināt, ka skaidro naudu apstrādā tikai pilnvarotas personas un ka visa skaidrā nauda tiek glabāta drošā vietā, līdz tā tiek savākta depozīta veikšanai.

4. NODROŠINIET BRUŅOTUS PAKALPOJUMUS

Noslēdzot līgumu ar naudas pārvadājumu pakalpojumu sniedzēju, neaizmirstiet iekļaut bruņotos pakalpojumus. Apmācīts drošības profesionālis izmantos valdības iestādes pašreizējās drošības politikas, garantējot efektīvākās un drošākās depozīta savākšanas noteikumu ievērošanu.

Tajā pašā laikā naudas pārvadājumu pakalpojumu sniedzējs var piegādāt arī sīknaudas pasūtījumus. Tas darbiniekiem ļauj palikt birojā un apkalpot apmeklētājus, koncentrējoties uz saviem darba pienākumiem un nodrošinot nodaļas darbību bez traucējumiem.

5. JA IR PIETIEKAMS BUDŽETS, IEGULDIET VIEDAJĀ SEIFĀ

Viedā seifa ieviešana var palīdzēt automatizēt naudas apstrādes procesu. Seifs ne vien pasargā depozītus, bet arī paaugstina darbinieku produktivitāti, ļaujot atgriezties pie saviem pienākumiem manuālas naudas skaitīšanas vietā.

Tomēr budžets var būt nepietiekams viedajiem seifiem. Šādā gadījumā apsveriet citus drošības produktus, piemēram, seifa vai kases kasti, lai nodrošinātu vietēji glabātās naudas drošību līdz transportēšanai uz banku.

Valdības iestādes, kas ievieš šos līdzekļus un izmanto uzticamus naudas loģistikas pakalpojumu sniedzējus, var parūpēties par to, lai viņu birojs, darbinieki un depozīti ir labāk pasargāti un sagatavoti skaidras naudas maksājumu pieņemšanai.

Sadarbība ar naudas pārvadājumu pakalpojumu sniedzēju ir izdevīgs risinājums, kas nodrošina savlaicīgu maksājumu veikšanu, mazinot nodaļas darbības riskus. Turklāt iestādes var uzlabot savu naudas plūsmas pārskatāmību, sniedzot labāku iespēju aktīvi pārvaldīt līdzekļus.

Uzticiet savas skaidrās naudas pārvaldību uzņēmumam Brink’s (CTA)

Brink’s jau 160 gadus pilnveido skaidras naudas pārvaldības nozari, nodrošinot labāko pieredzi un inovācijas. Brink’s pielieto plašu pieeju visaptverošajiem risinājumiem ar aparatūras, programmatūras un pakalpojumu starpniecību, nostādot jūs centrā. Apmeklējiet mūs vietnēs Facebook, Twitter, LinkedIn vai YouTube, lai iegūtu plašāku informāciju par Brink’s tehnoloģijām, pakalpojumiem un risinājumiem savam uzņēmumam.