Kā uzlabot darbinieku drošību ar automatizētām skaidras naudas sistēmām

Mazumtirgotāji vienmēr meklē jaunus veidus, kā standartizēt operācijas, nepaaugstinot izmaksas vai nezaudējot drošību. Tomēr daudzi uzņēmumi joprojām savu skaidro naudu apstrādā manuāli un labi pārzina izaicinājumus un riskus, kas pastāv tradicionālā skaidras naudas pārvaldības procesā.

Katru dienu vadītāji un darbinieki pavada neskaitāmas stundas, lai sagatavotu un skaitītu depozītus, novēršoties no citiem svarīgiem darba pienākumiem. Darbinieki ir arī pakļauti riskam zaudēt peļņu grāmatvedības kļūdu, viltotu banknošu pieņemšanas vai iekšēju zādzību dēļ, veicot šos darbus manuāli.

Papildus uz vietas esošās skaidrās naudas apstrādes uzdevumiem tiek arī patērēts laiks un darba izmaksas, kad darbinieki veic bīstamo ceļu uz banku vai no tās. Visas dienas garumā vadītāji un pilnvarotie darbinieki tiek pakļauti dažādiem riskiem, tai skaitā zādzībām. Jo īpaši tas attiecas uz darbiniekiem, kuri skaidras naudas depozītus transportē uz vietējo filiāli vai atgriežas uz kasi ar sīknaudu vai mazākas vērtības banknotēm.

Uzņēmumu īpašnieki un vadītāji sastopas arī ar darbinieku atbildības izaicinājumiem, kad tie veic manuālus skaidras naudas apstrādes procesus. Vadība ne vienmēr ir informēta par to, kam ir piekļuve skaidrajai naudai un kur tieši šie līdzekļi glabājas. Turklāt viņi nespēj vajadzības gadījumā saskaņot neatbilstības vai izsekot zaudētu vai nevietā novietotu naudu.

Vai jūsu uzņēmums ir saskāries ar kādu no šīm neērtībām? Jūs neesat vienīgie.

Turpiniet lasīt tālāk, lai uzzinātu, kā mazumtirgotāji automatizē parastus skaidras naudas apstrādes uzdevumus, lai pārvarētu šīs galvassāpes un sniegtu darbiniekiem lielāku drošību.

1. SITUĀCIJA: AUTOMATIZĒTI KASES RISINĀJUMI

Darba dienas sākumā kasieris sāk savu darba maiņu ar darba sākumam sagatavotu kases aparātu. Dienas gaitā pieņemot skaidras naudas maksājumus, naudas daudzums kases aparātā pieaug. Ideālā situācijā vadība var ierasties, lai iztukšotu kases aparātu vai darbinieks var veikt liekās skaidrās naudas depozītu glabāšanas seifā, vienlaicīgi nodrošinot klientu apkalpošanu. Tomēr bieži vien strauji mainīgajā vidē vadītāju personīgie pienākumi var traucēt pievērsties klientiem vai darbinieki nevar pamest darba vietu, tādējādi pieaug skaidras naudas apjoms kasēs.

Izaicinājumi:

• Pārmērīgs skaidras naudas daudzums paaugstina iekšējās zādzības risku vai peļņas novietošanu nevietā.
• Starp kasi un glabāšanas seifu pastāv vairāki saskarsmes punkti, un rodas atbildības trūkums.
• Darbinieki, pārvietojot skaidru naudu no vienas vietas uz citu, vienmēr ir pakļauti riskam.
• Manuālai naudas skaitīšanai un skaidras naudas depozītu sagatavošanai tiek patērēts laiks un darba spēks.

Risinājums: viedā seifa ieviešana

Viedie seifi ir paredzēti naudas apstrādes procesa efektivitātes uzlabošanai tieši kasē. Izmantojot viedo seifu, kasieri var veikt skaidras naudas depozītu drošā vietā pēc katra darījuma. Šis risinājums sniedz drošāku alternatīvu liela skaidras naudas daudzuma transportēšanai atpakaļ uz biroju.

Viedie seifi paaugstina arī darbinieku atbildību, jo darbiniekam ir jāievada identifikācijas kods pirms katra depozīta veikšanas. Tādējādi vadītāji var izsekot visus darbinieku depozītus, novēršot iekšējas zādzības risku.

Turklāt viedais seifs automatizē depozīta sagatavošanas procesu, sniedzot vadītājiem vairāk laika, lai pievērstos svarīgiem amata pienākumiem. Pēc katra depozīta veikšanas seifs nosūta datus uz drošu tiešsaistes portālu, kur klienti var attālināti sekot savas skaidrās naudas plūsmai.

Izmantojot viedo seifu, mazumtirgotāji var būt mierīgi, apzinoties, ka peļņa ir drošībā un darbinieki var pievērsties saviem pienākumiem.

2. SITUĀCIJA: SKAIDRAS NAUDAS PĀRVADĀJUMU ĀRPAKALPOJUMI

Veicot manuālu skaidras naudas pārvaldību, vadītājiem vai citiem pilnvarotiem darbiniekiem bieži nākas pamest veikalu, lai nogādātu depozītus uz banku, dažreiz pat vairākas reizes dienā.

Turklāt daudzi mazumtirgotāji pieprasa, lai uz banku vienlaicīgi dotos divi darbinieki. Šī drošības pasākuma īstenošanai nepieciešams papildu darba spēks un laiks, tādējādi atstājot novārtā klientus, kas galu galā var liegt sasniegt uzņēmējdarbības mērķus.

Vadītāji atbild arī par sīknaudas saņemšanu no bankas, piemēram, monētām vai zemākas vērtības banknotēm. Daudzas bankas sīknaudas apstrādei piemēro komisijas maksu, tādējādi radot uzņēmumam lielākas izmaksas.

Izaicinājumi:

• Darbinieki ir pakļauti zādzību riskam, transportējot skaidru naudu uz banku un no tās.
• No veikala līdz bankai ir vairāki saskarsmes punkti.
• Bieza došanās uz banku patērē gan daudz laika, gan darba spēka.
• Dažādas banku komisijas maksas laika gaitā summējas.

Risinājums: sāciet sadarbību ar uzticamu skaidras naudas loģistikas pakalpojumu sniedzēju.

Apmācīti drošības profesionāļi drošā veidā transportēs veikala depozītus tieši uz banku – novēršot zādzību risku un neapdraudot darbinieku un skaidras naudas drošību. Turklāt bruņotie transportlīdzekļi palielina atbildību par skaidras naudas apstrādi. Bruņotā transportlīdzekļa sargi parūpējas par depozītu drošību, pirms tie pamet telpas, novēršot iekšējas zādzības risku.

Turklāt, sadarbojoties ar uzticamu bruņotu pakalpojumu sniedzēju, mazumtirgotāji var vienkārši veikt sīknaudas pasūtījumus tiešsaistē vai saņemt pasūtījumus nākamā darba dienā. Mazumtirgotāji arī ietaupa naudu, jo bruņoto pakalpojumu sniedzēju komisijas maksa parasti ir zemāka, salīdzinot ar sīknaudas pasūtījumu komisijas maksu bankā. Turklāt vadītājiem nav jāveic kārtējais riskantais brauciens.

Visbeidzot, skaidras naudas loģistikas pakalpojumu sniedzējs nodrošinās klientam piekļuvi drošam klientu tiešsaistes portālam, kur vadītāji var gan izvietot, gan izsekot sīknaudas pasūtījumus visām savām darba vietām, kā arī izveidot pakalpojumu atskaites. Pateicoties papildu efektivitātei, vadītāji un darbinieki var produktīvāk izmantot laiku, kas ietaupīts no biežajiem braucieniem uz banku, kā arī nodrošināt netraucētu uzņēmējdarbības gaitu un visu klientu jautājumu atrisināšanu.

3. SITUĀCIJA: INTERAKTĪVI ATSKAIŠU PANEĻI

Papildus riskantajiem braucieniem uz banku vadītājiem jāparūpējas arī par to, lai visi depozīti pienāktu un tiktu izpildīti bankas darba laikā. Ja depozīts pienāk pārāk vēlu, tas neuzrādīsies bankas pārskatā līdz nākamajai dienai, radot depozīta neatbilstību.

Manuāliem procesiem trūkst arī visu darījumu un depozītu dokumentu precīzas izsekošanas iespējas. Pat tad, ja mazumtirgotājs izmanto izsekošanas sistēmu, var būt nepieciešams pieteikties vairākās platformās, lai atrastu nepieciešamos datus ierakstu saskaņošanai.

Izaicinājumi:

• Dokumentu izsekošanas iespēju trūkuma dēļ saskaņošana ir grūtāka.
• Vadītāji nespēj ātri identificēt un novērst grāmatvedības kļūdas.
• Neprecīzas atskaites liedz organizācijai iespēju prognozēt vajadzībām pieejamo skaidras naudas apjomu.
• Datu glabāšana vairākās vietās nav standartizēta un efektīva.

Risinājums: automatizētas sistēmas ar atskaišu veidošanas funkcijām izmantošana

Mazumtirgotāji, kas izmanto bruņotu transportlīdzekļu pakalpojumus un tādas automatizētas sistēmas kā viedos seifus, tagad var piekļūt visai informācijai par saviem depozītiem vienā platformā. Tā kā portāls ir pieejams tiešsaistē, mazumtirgotāji var vienkārši pārvaldīt savu skaidro naudu un veikalus no jebkuras vietas un jebkurā laikā.

Šī parocīgā iespēja piekļūt atskaitēm, piegādes apliecinājumiem un informācijas paneļiem centralizētā portālā ļauj klientam novērst jebkādas neatbilstības ar banku pārskatiem. Vadītāji tagad var ietaupīt laiku un atgriezties pie saviem galvenajiem pienākumiem veikalā – pārvaldīt darbinieku darbu un rūpēties par klientu apmierinātību.

Mazumtirgotāji pārzina savu darbinieku izaicinājumus un riskus, kas saistīti ar manuālu skaidras naudas pārvaldību. Par laimi, pateicoties jaunumiem skaidras naudas tehnoloģijās un pakalpojumos, ko piedāvā skaidras naudas pārvaldības uzņēmumi, mazumtirgotājiem vairs nav jāraizējas par šiem apgrūtinājumiem. Organizācijas var būt mierīgas, jo viņu darbinieki ir pasargāti un nav pakļauti nekādiem riskiem. Un darbinieki ar mierīgu prātu var koncentrēties uz saviem ikdienas pienākumiem, nevis manuālu naudas skaitīšanu un bīstamiem braucieniem uz banku.

Uzticiet savas skaidrās naudas pārvaldību uzņēmumam Brink’s (CTA)

Brink’s jau 160 gadus pilnveido skaidras naudas pārvaldības nozari, nodrošinot labāko pieredzi un inovācijas. Brink’s pielieto plašu pieeju visaptverošajiem risinājumiem ar aparatūras, programmatūras un pakalpojumu starpniecību, nostādot jūs centrā. Apmeklējiet mūs vietnēs Facebook, Twitter, LinkedIn vai YouTube, lai iegūtu plašāku informāciju par Brink’s tehnoloģijām, pakalpojumiem un risinājumiem savam uzņēmumam.