5 būdai padidinti jūsų skyriaus veiklos efektyvumą ir saugumą

Nesvarbu, ar dirbate vietos ar federalinėje valdžios institucijoje, jūsų organizacija veikiausiai priima mokėjimus grynaisiais pinigais. Pradedant mokesčių ir rinkliavų už automobilių stovėjimo aikštelę rinkimu ir baigiant mokesčiais už komunalines paslaugas ir kt., valstybinės organizacijos kasmet surenka stebėtino dydžio sumas grynaisiais pinigais.

Be grynųjų pinigų priėmimo, valstybinių organizacijų darbuotojai taip pat turi vykdyti užduotis pagal suteiktus įgaliojimus ir laikytis savo įstaigos nuostatų. Nors šiomis procedūromis siekiama užtikrinti grynųjų pinigų ir visų patalpose būnančių asmenų saugumą, valstybinių organizacijų darbuotojams labai gerai žinomos problemos, susijusios su grynųjų pinigų valdymu rankiniu būdu, įskaitant tokias kaip:

• Rizikingos kelionės į banką norint įnešti arba iškeisti grynuosius pinigus
• Negaunamas atsakymas ir komunikacijos trūkumas pateikus kvietimą pateikti pasiūlymus (RFP)
• Padidėjusi grynųjų pinigų vagystės ir praradimo rizika dėl per didelių vietoje laikomų sumų
• Daug laiko atimančios užduotys užtikrinant grynųjų pinigų ir lėšų užskaitą per 24 valandas

Dėl tokių su grynųjų pinigų valdymu rankiniu būdu susijusių kliūčių ir rizikos neretai praleidžiami terminai ir pažeidžiami reikalavimai. Nustatyti efektyvią darbo su grynaisiais pinigais tvarką kartais gali būti sudėtinga, ypač kai skyriai negauna atsakymo į savo kvietimą pateikti pasiūlymą ar atsakymų į klausimus, susijusius su jų grynųjų pinigų valdymo paslaugų teikėju.

Vis dėlto valstybinės organizacijos, remdamosi toliau aprašyta geriausia praktika ir patikimo grynųjų pinigų pervežimo paslaugų teikėjo paslaugomis, gali savo operacijas supaprastinti, taip padidindamos organizacijos saugumą ir veiklos efektyvumą.

Trumpi patarimai, kaip pagerinti grynųjų pinigų tvarkymą

Norėdami dar labiau supaprastinti kasdienių užduočių atlikimą ir užtikrinti savo grynųjų saugumą, apsvarstykite galimybę imtis šių veiksmų:

1. ATLIKITE KVIETIMO PATEIKTI PASIŪLYMUS (RFP) PROCEDŪRĄ

Daugelis valstybinių organizacijų savo grynųjų pinigų tvarkymą perduoda grynųjų pinigų vežimo paslaugų teikėjui. Peržiūrėdami galimas sutartis apsvarstykite, ar pasirinkta įmonė gali patenkinti jūsų skyriaus saugumo ir komunikacijos poreikius. Bendradarbiavimas su patyrusia bendrove leis supaprastinti procesą, sutaupyti organizacijos laiko ir užtikrinti tiesioginę pagalbą klientams sprendžiant klausimus tiek pasiūlymo teikimo metu, tiek jį įgyvendinus.

2. NUSTATYKITE AIŠKIĄ DARBO SU GRYNAISIAIS PINIGAIS TVARKĄ

Pasirinkę grynųjų pinigų logistikos paslaugų teikėją, būtinai aiškiai apibrėžkite visas mokėjimų grynaisiais priėmimo procedūras. Nustatant šią tvarką, turėtų būti numatyti terminai, parengtas darbuotojų, kuriems suteikta prieiga prie pinigų, sąrašas ir nurodyta vieta, kurioje turėtų būti laikomi grynieji pinigai prieš padedant juos į banką.

Parengę šią tvarką užtikrinkite, kad visos atsakingos šalys, įskaitant grynųjų pinigų vežimo paslaugų teikėją ir darbuotojus, visiškai supranta savo funkcijas ir atsakomybę.

3. SUMAŽINKITE ŽMONIŲ, TVARKANČIŲ GRYNUOSIUS PINIGUS, SKAIČIŲ

Žmonių, tvarkančių grynuosius pinigus nuo operacijų atlikimo iki jų padėjimo į banką, skaičiaus sumažinimas padeda išvengti sukčiavimo, skaičiavimo klaidų ir vagysčių. Be to, svarbu, kad grynuosius pinigus tvarkytų tik įgaliotas personalas ir kad visi grynieji pinigai būtų laikomi saugioje vietoje, kol bus išvežti padėti į banką.

4. PAPILDOMOS VEŽIMO ŠARVUOTOMIS TRANSPORTO PRIEMONĖMIS PASLAUGOS

Sudarydami sutartį dėl grynųjų pinigų vežimo paslaugų, būtinai įtraukite vežimo šarvuotomis transporto priemonėmis paslaugas. Kvalifikuoti saugumo specialistai padės parengti taikomą valstybinės organizacijos saugumo politiką, kad ji atitiktų efektyviausio ir saugiausio padėti į banką skirtų pinigų paėmimo reikalavimus.

Kartu grynųjų pinigų vežimo paslaugų teikėjas gali atlikti ir užsakymus dėl keitimo. Tai palengvins biuro darbuotojų, priimančių lankytojus, darbą, nes jie galės sutelkti dėmesį į savo darbines pareigas ir užtikrinti, kad jų skyrius ir toliau sklandžiai dirbtų.

5. JEI LEIDŽIA BIUDŽETAS, INVESTUOKITE Į IŠMANŲJĮ SEIFĄ

Išmaniojo seifo įrengimas gali padėti automatizuoti grynųjų pinigų tvarkymo procesą. Seifas ne tik leidžia saugiai laikyti pinigus, bet ir padidinti darbuotojų darbo našumą, nes jie gali grįžti prie savo kitų pareigų vykdymo, o ne rankiniu būdu skaičiuoti grynuosius pinigus.

Tačiau išmanieji seifai gali būti per brangūs. Tokiu atveju ieškokite kitų saugos gaminių, pvz., saugyklos ar kasos aparato, kad būtų užtikrintas saugus vietoje esančių grynųjų pinigų laikymas, kol jie galės būti išvežti į banką.

Valstybinės organizacijos, kurios laikosi tokios praktikos ir naudojasi patikimo grynųjų pinigų logistikos paslaugų teikėjo paslaugomis, gali užtikrinti didesnį savo biuro, darbuotojų ir turimų grynųjų pinigų saugumą ir pasirengimą priimti mokėjimus grynaisiais pinigais.

Bendradarbiavimas su grynųjų pinigų vežimo paslaugų teikėju yra ekonomiškas sprendimas, užtikrinantis mokėjimų atlikimą iki nustatytos datos, kartu sumažinant operacinę riziką skyriui. Be to, organizacijos gali pagerinti savo grynųjų pinigų srautų matomumą, užtikrindamos daugiau galimybių aktyviai valdyti lėšas.

Patikėkite savo grynųjų pinigų valdymą bendrovei „Brink‘s“ (CTA)

Jau 160 metų „Brink's“ savo neprilygstama patirtimi ir naujovėmis grynųjų pinigų valdymo srityje prisideda prie šio sektoriaus formavimo. Bendrovėje „Brink‘s“ laikomės visa apimančio požiūrio rengdami visapusiškus sprendimus, susijusius su technine įranga, programine įranga ir paslaugomis, orientuotomis į jus. Jei norite gauti daugiau informacijos apie „Brink‘s“ technologijas, paslaugas ir sprendimus savo verslui, apsilankykite mūsų paskyrose „Facebook“, „Twitter“, „LinkedIn“ ar „YouTube“.