Darbuotojų saugumo pagerinimas naudojant automatines grynųjų pinigų sistemas

Mažmenininkai visada ieško naujų būdų, kaip supaprastinti veiklą nedidinant išlaidų ir neaukojant saugumo. Vis dėlto daugelis įmonių vis dar rankiniu būdu tvarko savo grynuosius pinigus ir yra labai gerai susipažinusios su iššūkiais ir rizika, susijusia su tradiciniu grynųjų pinigų valdymo procesu.

Kasdien vadovai ir darbuotojai praleidžia begales laiko rengdami ir skaičiuodami grynuosius pinigus ir taip atsitraukdami nuo kitų svarbių darbo pareigų. Darbuotojai, atlikdami užduotis rankiniu būdu, taip pat rizikuoja prarasti pelną dėl apskaitos klaidų, priimtų padirbtų sąskaitų ar vidaus vagysčių.

Be grynųjų pinigų tvarkymo parduotuvėje, daugiau laiko sugaištama ir darbo pavojingoms darbuotojų kelionėms į banką ir iš jo. Per dieną vadovai ir įgaliotieji darbuotojai susiduria su įvairia rizika, įskaitant vagysčių riziką. Tai ypač pasakytina apie darbuotojus, kurie gabena grynųjų pinigų sumas į vietos skyrių arba grįžta su monetomis ar smulkesnėmis kupiūromis, reikalingomis jų kasai.

Bendrovių savininkai ir vadovai taip pat susiduria su darbuotojų, rankiniu būdu tvarkančių grynuosius pinigus, atsakomybės iššūkiais. Vadovams dažnai kyla klausimas, kas turi prieigą prie jų grynųjų pinigų ir kur tiksliai yra pinigai. Be to, jie negali kompensuoti neatitikimų ar prireikus susekti pamestus ar ne vietoje padėtus pinigus.

Ar jūsų bendrovei kilo kokių nors iš pirmiau išvardytų problemų? Ne jums vieniems.

Skaitykite toliau, jei norite sužinoti, kaip mažmenininkai automatizuoja įprastas grynųjų pinigų tvarkymo užduotis, kad įveiktų šiuos rūpesčius ir geriau apsaugotų savo darbuotojus.

1 SCENARIJUS. AUTOMATIZUOTOS PREKYBOS VIETOS

Darbo dienos pradžioje kasininkas pradeda pamainą, turėdamas pradinę kasą. Paskui dienos metu dėl atsiskaitymo grynaisiais pinigais pinigų suma kasoje padidėja. Idealiu atveju vadovai galėtų atlikti kasos patikrinimą arba darbuotojai galėtų padėti susikaupusias dideles grynųjų pinigų sumas į seifą, kartu užtikrindami tolesnį klientų aptarnavimą. Vis dėlto dažnu atveju greitai besikeičiančioje aplinkoje vadovai gali būti užsiėmę kitais reikalai, neturėdami galimybės aptarnauti klientų, arba darbuotojai gali neturėti galimybės pasitraukti, todėl kasose kaupiasi pinigai.

Iššūkiai:

• Per didelės grynųjų pinigų sumos padidina vidaus vagystės ar netinkamo pinigų panaudojimo riziką
• Nuo prekybos vietos iki seifo atsiranda daugybė kontaktinių taškų, taip pat gali trūkti atsakomybės
• Darbuotojams kyla pavojus bet kuriuo metu, pernešant grynuosius pinigus iš vienos vietos į kitą
• Rankiniu būdu skaičiuojant grynuosius pinigus ir rengiant grynuosius pinigus deponuoti švaistomas laikas ir pastangos

Sprendimas – įdiegti išmanųjį seifą

Išmanieji seifai skirti grynųjų pinigų tvarkymo proceso efektyvumui padidinti tiesiogiai prekybos vietoje. Turėdami išmanųjį seifą, kasininkai po kiekvienos operacijos gali padėti grynuosius pinigus tiesiai į seifą, kuris yra saugi vieta. Šis sprendimas – saugesnė didelių pinigų sumų gabenimo į antrinį biurą alternatyva.

Išmanieji seifai taip pat didina darbuotojų atsakomybę, nes naudodamas seifą darbuotojas kiekvieną kartą prieš padėdamas pinigus privalo įvesti identifikavimo kodą. Šitaip vadovai gali sekti visas darbuotojų padedamas grynųjų pinigų sumas, taip pašalindami vidaus vagystės galimybę.

Galiausiai išmanusis seifas automatizuoja grynųjų pinigų parengimo deponavimui procesą, suteikdamas vadovams galimybę daugiau laiko skirti esminėms savo pareigoms. Po kiekvienos padėtos sumos seifas siunčia duomenis į saugų internetinį portalą, kuriame klientai gali nuotoliniu būdu stebėti savo pinigų srautus.

Naudodamiesi išmaniuoju seifu, mažmenininkai gali mėgautis ramybe žinodami, kad jų pinigai yra visiškai saugūs ir kad darbuotojai gali visą dėmesį skirti savo pareigoms.

2 SCENARIJUS. GRYNŲJŲ PINIGŲ GABENIMO PASLAUGŲ UŽSAKYMAS

Tvarkant grynuosius pinigus rankiniu būdu vadovams ar kitiems įgaliotiems darbuotojams neretai prireikia palikti parduotuvę ir pristatyti grynuosius pinigus į banką, kartais daugiau nei kartą per dieną.

Be to, daugelis mažmenininkų reikalauja, kad į banką vienu metu vyktų du darbuotojai. Šiai saugumo priemonei įgyvendinti reikia papildomo darbo ir laiko, kurio nelieka klientams aptarnauti, o tai gali trukdyti siekti verslo tikslų.

Vadovai taip pat atsako už tai, kad iš banko būtų pristatytos monetos ar smulkesnės kupiūros, reikalingos jų kasoms. Daugelis bankų už monetų tvarkymą taiko mokestį, dėl to padidėja organizacinės išlaidos.

Iššūkiai:

• Darbuotojams vežant grynuosius pinigus į banką ir iš jo, kyla vagystės rizika
• Nuo prekybos vietos iki banko atsiranda daugybė kontaktinių taškų
• Dažnos kelionės į banką atima daug laiko ir pastangų
• Ilgainiui dėl įvairių banko mokesčių ima didėti papildomos išlaidos

Sprendimas: bendradarbiaukite su patikimu grynųjų pinigų logistikos paslaugų teikėju

Išmokyti saugos specialistai parduotuvių grynuosius pinigus saugiai nuveš tiesiai į banką, t. y. pašalins vagystės riziką ir padės išvengti pavojaus tiek darbuotojų, tiek grynųjų pinigų saugumui. Šarvuotos transporto priemonės taip pat didina saugumą tvarkant grynuosius pinigus. Šarvuotų transporto priemonių apsaugos darbuotojai užtikrina grynųjų pinigų saugumą prieš paliekant patalpas, todėl pašalinama vidaus vagystės galimybė.

Be to, bendradarbiaujantys su patikimu grynųjų pinigų vežimo šarvuota transporto priemone paslaugų teikėju mažmenininkai gali tiesiog pateikti keitimo užsakymus internetu arba sulaukti užsakymų įvykdymo kitą darbo dieną. Mažmenininkai taip pat taupo pinigus, nes grynųjų pinigų vežimo šarvuota transporto priemone paslaugų teikėjo paslaugų mokestis paprastai yra mažesnis nei banko mokestis už keitimo užsakymą. Be to, tokiu atveju išvengiama dar vienos rizikingos vadovų kelionės.

Galiausiai grynųjų pinigų logistikos paslaugų teikėjas suteiks klientui prieigą prie saugaus internetinio klientų portalo, kuriame vadovai galės pateikti ir stebėti savo keitimo užsakymus bet kurioje vietoje, taip pat generuoti paslaugų ataskaitas. Vadovai ir darbuotojai galės efektyviau panaudoti laiką, sutaupytą atsisakius dažnų kelionių į banką, taip pat užtikrinti, kad jų verslas vyktų sklandžiai ir būtų atsižvelgta į visus klientų pageidavimus.

3 SCENARIJUS. INTERAKTYVIOS ATASKAITŲ TEIKIMO PRIEMONĖS

Be rizikingų kelionių į banką, vadovai taip pat atsako už tai, kad grynieji pinigai būtų nuvežti ir įskaityti iki baigiantis banko grynųjų pinigų įskaitymo laikui. Jei grynieji pinigai bus pristatyti per vėlai, jie nebus rodomi banko sąskaitos išraše iki kitos dienos, todėl atsiras duomenų neatitikimas.

Tvarkant rankiniu būdu taip pat nepakankamai užtikrinamas visų operacijų ir grynųjų pinigų sumų dokumentavimo tikslumas. Net jei mažmenininkas naudojasi stebėsenos sistema, gali reikėti prisijungti prie kelių platformų, kad būtų galima surasti reikiamus duomenis savo įrašams suderinti.

Iššūkiai:

• Dėl dokumentacijos trūkumo apsunkinamas patikrinimas
• Vadovai negali greitai nustatyti ir pašalinti apskaitos klaidų
• Netikslios ataskaitos neleidžia organizacijai prognozuoti savo grynųjų pinigų poreikių
• Per kelias vietas išskirstyti duomenys nėra optimizuoti ar efektyvūs

Sprendimas: naudokite automatines sistemas su ataskaitų teikimo funkcijomis

Tuo būdu mažmenininkai, naudodamiesi grynųjų pinigų vežimo šarvuota transporto priemone paslaugų teikėjo paslaugomis ir automatinėmis sistemomis, tokiomis kaip išmanieji seifai, gali matyti visus savo grynųjų pinigų duomenis vienoje platformoje. Kadangi portalas yra internete, mažmenininkai gali bet kur ir bet kada tvarkyti savo grynuosius pinigus ir prekybos vietas.

Ši patogi prieiga prie centralizuoto portalo ataskaitų, pristatymo patvirtinimo ir informacijos suvestinių suteikia klientui galimybę ištaisyti visus savo banko išrašų neatitikimus. Šitaip vadovai taupo laiką ir gali parduotuvėje vykdyti pagrindines pareigas, t. y. kontroliuoti, kad darbuotojai atliktų skirtas užduotis ir klientai būtų patenkinti.

Mažmenininkai yra susipažinę su iššūkiais ir rizika savo darbuotojams, susijusiais su grynųjų pinigų tvarkymu rankiniu būdu. Laimei, dėl grynųjų pinigų valdymo technologijų ir paslaugų, kurias siūlo grynųjų pinigų tvarkymo įmonės, plėtros mažmenininkams nebereikia prisiimti šios naštos. Organizacijos gali būti ramios žinodamos, kad jų darbuotojai yra apsaugoti ir jiems nekyla jokių grėsmių. Ramiai dirbdami darbuotojai gali visą dėmesį skirti savo kasdienėmis pareigomis, o ne pinigų skaičiavimui rankiniu būdu ir pavojingoms kelionėms į banką.

Patikėkite savo grynųjų pinigų valdymą bendrovei „Brink‘s“ (CTA)

Jau 160 metų „Brink's“ savo neprilygstama patirtimi ir naujovėmis grynųjų pinigų valdymo srityje prisideda prie šio sektoriaus formavimo. Bendrovėje „Brink‘s“ laikomės visa apimančio požiūrio rengdami visapusiškus sprendimus, susijusius su technine įranga, programine įranga ir paslaugomis, orientuotomis į jus. Jei norite gauti daugiau informacijos apie „Brink‘s“ technologijas, paslaugas ir sprendimus savo verslui, apsilankykite mūsų paskyrose „Facebook“, „Twitter“, „LinkedIn“ ar „YouTube“.