5 способов улучшить безопасность и эффективность вашего учреждения

Независимо от того, работаете ли вы на местное или федеральное правительство, ваше учреждение, скорее всего, принимает в качестве формы оплаты наличные средства. От налогов и штрафов за неправильную парковку до счетов за коммунальные услуги и многого другого — через государственные службы ежегодно проходят гигантские суммы наличных.

Помимо приема наличных средств, перед сотрудниками государственных учреждений также стоит задача соблюдения установленных требований и правил, принятых в конкретном офисе. Хотя эти процедуры направлены на обеспечение безопасности депозитов и людей, находящихся на объекте, сотрудники государственных учреждений отлично знакомы с проблемами, нередко возникающими при ручной обработке наличных средств, как-то:

• Рискованные поездки в банк для размена денег или внесения наличных средств на депозит
• Отсутствие обратной связи и ответа на запрос предложений
• Высокий риск кражи или утраты из-за избытка наличных средств на объектах
• Отнимающие много времени операции по сведению баланса по депозитам и наличным средствам в течение 24 часов

Подобные риски и проблемы, связанные с ручным управлением наличными средствами, часто ведут к срыву сроков и нарушению нормативных требований. Внедрение эффективной политики управления наличными средствами иногда может представлять трудности, в особенности, если подразделения не могут получить ответ на запрос предложений или ответы на вопросы поставщика услуг кэш-менеджмента.

К счастью, используя описанные передовые методы и привлекая надежных поставщиков услуг инкассации, государственные учреждения могут оптимизировать операции с наличными средствами и, тем самым, улучшить безопасность и эффективность своей работы.

Краткие рекомендации по оптимизации обработки наличных средств

Чтобы оптимизировать каждодневные задачи и обеспечить сохранность наличных средств, выполните описанные ниже действия:

1. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУРЫ ЗАПРОСА О ПРЕДЛОЖЕНИЯХ

Большинство государственных учреждений передают управление наличными средствами на аутсорсинг поставщикам услуг инкассации. При рассмотрении потенциальных контрактов оцените, может ли выбранная компания удовлетворить требования вашего учреждения к безопасности и коммуникации. Сотрудничество с опытной компанией поможет упростить процесс, сэкономить время учреждения и обеспечить прямую поддержку клиентов при рассмотрении различных вопросов как в процессе, так и после реализации тендера.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЧЕТКОЙ ПОЛИТИКИ ОБРАБОТКИ НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ

После выбора поставщика инкассаторских услуг обязательно четко определите все процедуры, связанные с наличными платежами. Эти процедуры должны содержать сроки, список сотрудников, имеющих доступ к денежным средствам, и место, где денежные средства должны храниться до внесения их на банковский депозит.

После того как политика будет определена, убедитесь, что все ответственные стороны, включая поставщика инкассаторских услуг и сотрудников, в полной мере понимают свои функции и обязанности.

3. МАКСИМАЛЬНОЕ СОКРАЩЕНИЕ КРУГА ЛИЦ, ДОПУЩЕННЫХ К ОБРАБОТКЕ НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ

Ограничение количества лиц, допущенных к обработке наличных средств — от транзакций до банковских депозитов, помогает избежать таких рисков, как ошибки при подсчете, кража и мошенничество. При этом важно, чтобы обработка наличных средств осуществлялась исключительно сотрудниками, имеющими допуск, и чтобы все наличные средства хранились в надежном месте до тех пор, пока они не будут переданы на депозит в банк.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БРОНИРОВАННОГО АВТОТРАНСПОРТА

При заключении договора на предоставление инкассаторских услуг обязательно включите в него использование бронированного автотранспорта. Квалифицированный специалист по безопасности должен работать в рамках действующей политики безопасности государственного учреждения, чтобы гарантировать ее соответствие нормативным требованиям для обеспечения эффективного и безопасного вывоза депозита.

Кроме этого, поставщик услуг инкассации может осуществлять доставку денежных средств в рамках заказов на размен денег. Это позволит сотрудникам остаться в офисе и сосредоточиться на своих рабочих обязанностях, в частности на общении с клиентами, для обеспечения бесперебойной работы учреждения.

5. ПРИОБРЕТЕНИЕ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОГО СЕЙФА (ЕСЛИ ПОЗВОЛЯЕТ БЮДЖЕТ)

Использование интеллектуального сейфа поможет автоматизировать процесс обработки денежных средств. Такой сейф не только обеспечит сохранность депозитов, но и улучшит производительность труда сотрудников, позволив им сосредоточиться на выполнении других обязанностей вместо того, чтобы вручную считать наличные.

Однако интеллектуальный сейф может быть не предусмотрен в бюджете. В этом случае рекомендуется присмотреться к другим средствам обеспечения безопасности, таким как мини-хранилище или ячейка, которые гарантируют сохранность наличных средств на объекте до момента их передачи в банк.

Государственные учреждения, последовательно реализующие описанные методы и привлекающие надежных поставщиков инкассаторских услуг, могут обеспечить оптимальную защиту своего офиса, сотрудников и депозитов и подготовить их к приему наличных платежей.

Привлечение поставщиков инкассаторских услуг — это практичное решение, гарантирующее осуществление платежей в предусмотренные сроки и в то же время способствующее снижению операционных рисков для учреждения. Кроме того, это может помочь учреждениям сделать движение наличных средств более прозрачным и расширить возможности для активного управления денежными средствами.

Доверьте управление наличными средствами Brink’s (CTA)

За последние 160 лет компания Brink’s создала целую отрасль, в основу которой лег уникальный опыт и высокий инновационный потенциал в сфере кэш-менеджмента. Сотрудники Brink’s используют широкий подход к разработке комплексных решений, включающих аппаратные и программные средства и услуги, и ставящих интересы клиента превыше всего. Для получения дополнительной информации о технологиях, продукции и услугах Brink’s посетите нашу страницу в Facebook, Twitter, LinkedIn или YouTube.