Как укрепить безопасность сотрудников с помощью автоматических систем обработки наличных средств

Розничные предприятия постоянно ищут новые способы оптимизации операций без увеличения расходов или снижения уровня безопасности. Однако многие компании по-прежнему обрабатывают наличность вручную и нередко сталкиваются с проблемами и рисками, связанными с традиционным процессом управления наличными средствами.

Менеджеры и рядовые сотрудники ежедневно проводят огромное количество часов за подготовкой и подсчетом депозитов, что отвлекает их от выполнения других важных задач. Кроме этого, при ручном выполнении таких операций учреждение рискует потерять часть прибыли из-за ошибок при подсчете, пропуска фальшивых купюр или внутренних краж.

Помимо обработки наличных средств непосредственно в магазине, сотрудникам приходится совершать опасные поездки в банк и обратно, тратя большое количество времени и сил. В течение всего дня ответственные менеджеры и сотрудники подвергаются различным рискам, включая риск кражи. Это относится, в особенности, к тем сотрудникам, которые развозят наличные средства по местным отделениям или доставляют разменные деньги (например, мелкие купюры) для кассовых аппаратов.

Владельцы и руководители коммерческих предприятий также сталкиваются с проблемами подконтрольности сотрудников при ручной обработке наличности. Руководители нередко задаются вопросом, кто имеет доступ к их деньгам и где именно эти деньги находятся. Кроме этого, они не в состоянии устранять несоответствия и отслеживать потоки наличных средств так, как это необходимо.

Ваш бизнес уже сталкивался с какими-либо из описанных выше проблем? Тогда вы не одиноки.

Дочитайте эту страницу до конца, чтобы узнать, как розничные предприятия автоматизируют стандартные операции с наличными средствами, чтобы преодолеть эти трудности и укрепить безопасность своих сотрудников.

СЦЕНАРИЙ 1: РЕШЕНИЯ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КАССОВОГО УЗЛА

В начале рабочего дня кассир начинает свою смену с включения кассового аппарата. В течение дня объем наличности, полученной от продажи товаров, в кассовом аппарате неуклонно растет. В идеальной ситуации менеджеры могут обходить кассовые узлы и изымать наличность или сотрудники могут убирать излишки наличности в депозитный сейф, при этом продолжая обслуживать клиентов. Однако во многих случаях, в частности в местах с высокой проходимостью, менеджеры могут отвлекаться на обслуживание клиентов, а сотрудники, напротив, не могут отойти ни на шаг от кассового аппарата, в результате чего в нем скапливается большой объем наличности.

Проблемы:

• Чрезмерный объем наличных средств увеличивает риск их неправильного размещения или внутренней кражи
• Множество точек контакта и недостаточная подконтрольность на пути от кассового узла до депозитного сейфа
• Сотрудники подвергаются риску каждый раз при перемещении наличности из одного места в другое
• Ручной подсчет и подготовка наличности к внесению на депозит требует времени и сил

Решение: используйте интеллектуальный сейф

Интеллектуальные сейфы позволяют значительно улучшить эффективность обработки наличных средств непосредственно на кассовом узле. Благодаря интеллектуальному сейфу после каждой операции кассиры могут убирать деньги прямо в сейф, где они будут в целости и сохранности. Это решение является безопасной альтернативой перемещению крупных денежных сумм в помещения бэк-офиса.

Кроме этого, интеллектуальные сейфы способствуют большей подконтрольности сотрудников, так как сейф требует, чтобы сотрудник вводил идентификационный код каждый раз перед внесением депозита. Это дает возможность менеджерам отслеживать все депозиты, созданные сотрудниками, и исключает риск внутренних краж.

Наконец, интеллектуальные сейфы позволяют автоматизировать процесс подготовки депозита, оставляя менеджерам больше времени для выполнения их основных функций. Каждый раз при внесении депозита сейф передает данные на защищенный онлайн-портал, на котором клиенты могут удаленно отслеживать движение наличных средств.

При использовании интеллектуального сейфа руководители могут быть спокойны, так как они знают, что выручка немедленно отправляется в безопасное место, а сотрудники могут сосредоточиться на своих основных обязанностях.

СЦЕНАРИЙ 2: АУТСОРСИНГ ИНКАССАТОРСКИХ УСЛУГ

Ручное управление наличными средствами нередко предполагает, чтобы менеджеры или другие сотрудники с соответствующими полномочиями покидали магазин и доставляли депозиты в банк — иногда более одного раза в день.

При этом на многих розничных предприятиях принято отправлять в банк одновременно двух сотрудников. Соблюдение этих мер безопасности требует дополнительного времени и сил и отрывает от обслуживания покупателей, что в конечном счете может мешать достижению коммерческих целей предприятия.

Кроме того, менеджеры отвечают за доставку разменных денег из банка, в частности мелких купюр и монет. Многие банки берут комиссию за размен денег, что создает дополнительные расходы для предприятия.

Проблемы:

• Сотрудники подвергаются риску кражи при транспортировке наличности в банк и обратно
• Множество точек контакта на пути из магазина в банк
• Частые поездки в банки отнимают много времени и сил
• Различные банковские комиссии со временем накапливаются, превращаясь в дополнительные расходы

Решение: сотрудничество с надежным поставщиком инкассаторских услуг

Квалифицированные специалисты по безопасности осуществляют безопасную транспортировку депозитов непосредственно в банк, что исключает риск кражи и обеспечивает безопасность сотрудников и сохранность наличных средств. Бронированные инкассаторские автомобили также способствуют усилению подконтрольности при обработке наличных средств. Охрана инкассаторских автомобилей обеспечивает безопасность депозитов еще до выезда с объекта, что исключает возможность внутренней кражи.

Кроме этого, сотрудничество с надежным инкассатором позволяет розничным предприятиям легко оформлять заказы на размен денег онлайн и получать разменные деньги на следующий рабочий день. А еще предприятия экономят деньги, так как оплата услуг инкассатора, как правило, ниже комиссии банка за размен денег, — и избавляют сотрудников от необходимости совершать рискованные поездки.

Наконец, поставщик инкассаторских услуг предоставляет клиенту доступ к защищенному клиентскому онлайн-порталу, где менеджеры могут оформлять и отслеживать заказы на размен денег для любой из своих точек, а также составлять отчеты по услугам. Менеджеры и сотрудники могут перераспределять время, сэкономленное за счет частых поездок в банк, а также обеспечивать бесперебойное функционирование предприятия и удовлетворение всех запросов клиентов, что способствует более эффективной работе в целом.

СЦЕНАРИЙ 3: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНТЕРАКТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПАНЕЛЕЙ

Помимо совершения рискованных поездок в банк, менеджеры также несут ответственность за то, чтобы депозит поступил и был обработан до расчетного времени закрытия операционного дня. Если депозит поступит слишком поздно, он не появится в банковской выписке до следующем дня, что станет причиной возникновения расхождений.

При ручной обработке нередко возникает проблема точного отражения всех операций и депозитов на бумаге. Даже если розничное предприятие использует систему отслеживания, оно может столкнуться с необходимостью посетить несколько платформ, чтобы найти необходимые данные для сверки своих записей.

Проблемы:

• Недостаточное отражение на бумаге осложняет процесс сверки данных
• Менеджеры не могут быстро выявлять и устранять бухгалтерские ошибки
• Неточности в отчетах не позволяют предприятию прогнозировать необходимые объемы наличных средств
• Данные, собираемые в нескольких точках, не оптимизируются или оказываются неэффективными

Решение: использование автоматических систем с функциями составления отчетов

Используя бронированные инкассаторские автомобили и автоматические системы, такие как интеллектуальные сейфы, розничные предприятия получают доступ ко всей информации о депозитах на одной платформе. Так как портал размещен в онлайн-пространстве, предприятия могут легко управлять деньгами и работой магазинов в любом месте и в любое время.

Такой удобный доступ к отчетам, подтверждениям доставки и информационным панелям на централизованном портале позволяет клиенту устранять любые расхождения в своих банковских выписках. Менеджеры могут сэкономить время и сосредоточиться на своих основных обязанностях в магазине, с тем чтобы сотрудники четко выполняли свою работу, а клиенты были довольны.

Розничные предприятия хорошо знакомы с проблемами и рисками для сотрудников, связанными с ручным управлением наличными средствами. К счастью, им больше не нужно мириться с этим — благодаря развитию кассовых технологий и систем, предлагаемых компаниями, оказывающими услуги кэш-менеджмента. Предприятия могут быть уверены, что их сотрудники защищены и не подвергаются никаким угрозам. А сотрудники могут быть спокойны и сосредоточиться на своих ежедневных обязанностях вместо того, чтобы вручную считать деньги и совершать опасные поездки в банк.

Доверьте управление наличными средствами Brink’s (CTA)

За последние 160 лет компания Brink’s создала целую отрасль, в основу которой лег уникальный опыт и высокий инновационный потенциал в сфере кэш-менеджмента. В Brink’s мы используем широкий подход к разработке комплексных решений, включающих аппаратные и программные средства и услуги, и ставящих интересы клиента превыше всего. Для получения дополнительной информации о технологиях, продукции и услугах Brink’s посетите нашу страницу в Facebook, Twitter, LinkedIn или YouTube.