Управление наличными средствами на университетских мероприятиях

Если количество студентов в университете насчитывает от 1000 до 50000+ человек, ничего удивительного, что его кампус становится идеальным местом для проведения особых мероприятий.

Как правило, в кампусах есть зоны и площадки, специально предназначенные для проведения мероприятий и способные вместить большинство студентов. Хорошо известно, что в течение учебного года университеты проводят сотни мероприятий различного уровня и характера — от спортивных соревнований и студенческих собраний до концертов и комедийных шоу.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ В КАМПУСЕ

Всплеск количества посетителей мероприятий, проводимых университетом, ведет к значительному увеличению объемов наличных средств в кампусе. По мере увеличения денежных потоков университет становится более уязвимым для потерь и краж. Кроме этого, существует серьезный риск ошибок, связанных с человеческим фактором, при обработке и подсчете наличных средств во время мероприятий, а также более высокая вероятность кражи при транспортировке денег в банк. В связи с этим чрезвычайно важно обеспечить четкость, безопасность и сохранность всех активов университета с помощью эффективных процедур управления наличными средствами — от совершения операций до инкассации.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ ВО ВРЕМЯ МЕРОПРИЯТИЙ

Одно из частых заблуждений состоит в том, что большинство людей, присутствующих на мероприятии, оплачивают различные услуги и товары с помощью кредитных или дебетовых карт. Однако, согласно отчету Diary of Consumer Payment Choice за 2019 год, приоритетной формой платежа при совершении операций на небольшие суммы — до 10 долларов (730 рублей) — являются именно наличные деньги.

При этом самый высокий процент использования наличных в разных возрастных категориях, включенных в данный отчет, отмечен среди лиц в возрасте до 25 лет, то есть среди тех, кто чаще всего посещает подобные университетские мероприятия. Изучая расходы, связанные с мероприятием, посетители решают, какой способ оплаты они хотят использовать. А университеты, оценивая потенциальное движение наличных средств во время мероприятия, должны учитывать следующее:

• Стоимость билетов
• Стоимость парковки и бензина
• Услуги
• Сувениры и фанатская атрибутика

Большинство людей предпочитают оплачивать парковку, услуги и сувениры наличными деньгами из-за их низкой стоимости. Например, один посетитель, вероятнее всего, потратит 15 долларов (1100 рублей) на парковку, 5 долларов (360 рублей) на хот-дог и попкорн и 20 долларов (1400 рублей) на футболку. Умножьте эти расходы на сотни или тысячи людей, присутствующих на мероприятии, и вы получите ожидаемый объем наличности. И эта сумма будет учитываться отдельно от тех наличных средств, которые необходимы для повседневной деятельности университета.

Администраторы также должны учитывать отдельно стоящие торговые киоски, лотки и парковки, работники которых могут брать только наличные. Имея такое количество торговых точек, имеющих дело с наличными, крайне важно реализовывать правильную политику и процедуры управления наличными средствами.

УПРАВЛЕНИЕ БОЛЬШИМИ ОБЪЕМАМИ НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ

В связи со скоплением больших объемов наличных средств в кампусе во время проведения мероприятий, обработка и обеспечение их сохранности должны стать приоритетной задачей. На любом мероприятии в билетных кассах, торговых киосках и сувенирных магазинах могут скапливаться тысячи долларов.

В связи с этим важно определить нормативные требования по управлению и обработке наличных средств в течение всего времени проведения мероприятия. Оптимизация процесса управления наличными средствами позволит разработать стандартные процедуры и усилить подконтрольность, а также снизить вероятность кражи, потери и человеческих ошибок.

Составьте оптимальный план проведения мероприятий в сотрудничестве с компанией, специализирующейся на аутсорсинге в сфере кэш-менеджмента и способной предложить подходящие решения конкретно для вашего университета. Управление наличными средствами по аутсорсингу гарантирует безопасность вашей наличности во всех аспектах — от надежного хранения в интеллектуальном сейфе до проверки и депонирования на вашем счету. Наличие четкого плана придаст вам спокойствия и уверенности в том, что ваши деньги находятся в целости и сохранности.

Начните управлять наличными средствами, поступающими с основных мероприятий в кампусе, руководствуясь следующими рекомендациями Министерства юстиции США:

• Определите местонахождение и отметьте все магазины, киоски и лотки, принимающие наличные деньги, на макете кампуса
• Обеспечьте присутствие сотрудников службы безопасности около каждой точки, где принимаются наличные деньги
• Разработайте маршруты, по которым персонал будет перемещать наличные деньги в центральную точку сбора, и согласуйте их с правоохранительными органами.
• Изучите маршруты на предмет потенциальных слабых мест
• Утвердите график изъятия наличных средств в правоохранительных органах
• Обеспечьте охрану центральной точки сбора наличных средств силами сотрудников правоохранительных органов или внутренней службы безопасности
• До отправки в банк храните наличные средства в надежном сейфе в центральной точке сбора.
• Предоставьте правоохранительным органам письменную оценку объема наличных средств, которые предположительно будут собраны в каждой торговой точке.
• Предоставьте правоохранительным органам список сотрудников, имеющих дело с наличными средствами, с указанием имени и обязанностей
• Заключите договор с инкассаторской компанией на изъятие и транспортировку наличных средств в банк

Более чем в 3000 университетов по всей стране постоянно проводятся различные мероприятия, в результате чего в кампусе скапливается большое количество наличности. Университеты должны искать способы защиты активов на мероприятиях и в периоды скопления значительных наличных средств, чтобы гарантировать сохранность своих ценностей.

Доверьте управление наличными средствами Brink’s (CTA)

За последние 160 лет компания Brink’s создала целую отрасль, в основу которой лег уникальный опыт и высокий инновационный потенциал в сфере кэш-менеджмента. В Brink’s мы используем широкий подход к разработке комплексных решений, включающих аппаратные и программные средства и услуги, и ставящих интересы клиента превыше всего. Для получения дополнительной информации о технологиях, продукции и услугах Brink’s посетите нашу страницу в Facebook, Twitter, LinkedIn или YouTube.